안녕하세요, 법률사무소 완봉입니다.
투자 유치나 증자를 앞둔 회사에서 오래 연락되지 않는 소수주주가 발견되거나, 과거 주주가 사망한 사실을 뒤늦게 알게 되는 경우가 있습니다. 이때 “연락이 안 되니 제외하고 주주총회를 열면 된다”라고 판단하면 소집절차의 적법성에 문제가 생길 수 있습니다. 가장 먼저 확인할 자료는 기억이나 과거 대화 기록이 아니라 주주명부입니다.
주주명부는 회사가 누구를 주주로 취급할지 판단하는 기본 자료입니다. 상법은 주주명부에 다음 사항을 기재하도록 정하고 있습니다.
창업 당시 지인에게 주식을 발행한 뒤 이사나 연락처 변경 사실을 회사에 알리지 않았다면, 회사는 우선 주주명부에 기재된 주소를 확인해야 합니다. 대표이사의 휴대전화 연락처나 과거 이메일, 오래된 계약서의 연락처만으로 주주명부를 대신하기는 어렵습니다.
주식이 양도된 경우에도 취득자의 성명과 주소가 주주명부에 기재되지 않으면 그 이전을 회사에 대항할 수 없습니다. 따라서 “실제로 주식을 넘겼다”는 설명만으로 소집 대상자를 바꾸기보다, 현재 주주명부와 회사가 보유한 자료를 함께 확인할 필요가 있습니다.
회사가 주주에게 하는 통지 또는 최고는 원칙적으로 주주명부상 주소나 주주가 회사에 별도로 알린 주소로 하면 됩니다. 주주총회 소집통지도 원칙적으로 총회일 2주 전까지 각 주주에게 서면으로 발송해야 합니다. 전자문서로 발송하려면 해당 주주의 동의가 필요합니다.
자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 총회일 10일 전까지 소집통지를 발송할 수 있습니다. 다만 소집절차를 생략하거나 서면결의로 갈음하려면 주주 전원의 동의가 필요합니다.
전화가 꺼져 있거나 카카오톡·이메일에 답하지 않는다는 사정만으로는 통지 대상에서 제외할 수 없습니다. 주주명부상 주소로 보낸 통지가 계속 3년간 도달하지 않은 경우에만 그 주주에 대한 소집통지를 하지 않을 수 있습니다.
따라서 소집 전에는 주주명부상 주소로 통지를 발송하고, 발송일·수령 여부·반송 여부를 확인할 수 있는 자료를 정리해 두는 것이 좋습니다.
주주가 사망했다고 해서 그 주식이 사라지거나 회사가 임의로 의결권을 배제할 수 있는 것은 아닙니다. 대법원은 공동상속인이 주식을 상속한 경우, 상속 개시와 동시에 해당 주식을 공동으로 보유하게 된다고 보았습니다. 상속인 명의로 주주명부를 변경하는 절차나 상속재산분할이 아직 완료되지 않았더라도 공동보유 관계는 인정될 수 있습니다.
여러 사람이 하나의 주식을 함께 보유하는 상태를 공유주식이라고 합니다. 공유주식의 경우 공유자들은 주주의 권리를 행사할 사람 1명을 정해야 합니다. 이는 회사가 동일한 주식에 관하여 여러 사람의 서로 다른 의사를 처리해야 하는 혼선을 막기 위한 제도입니다.
예를 들어 사망한 주주가 보유하던 주식의 상속인이 배우자와 자녀들인 경우, 회사는 상속인 범위뿐 아니라 누가 해당 주식에 관한 주주권을 행사할 사람으로 정해졌는지도 확인해야 합니다.
주주명부 확인
성명, 주소, 주식 수 및 주식 변동 자료를 대조합니다.
통지 이력 점검
단순 연락두절인지, 주주명부상 주소로 보낸 통지가 계속 3년간 도달하지 않았는지 구분합니다.
사망 주주 별도 확인
사망 사실, 상속인 범위, 공동보유 상태 및 권리행사자 지정 여부를 확인합니다.
소집 시기와 방식 검토
원칙적인 2주 전 서면통지, 전자문서 발송을 위한 주주 동의 여부, 자본금 10억원 미만 회사에 적용될 수 있는 10일 규정을 점검합니다.
기록 보관
주주명부, 주소 변경 통지, 소집통지서, 우편 발송 자료와 반송 자료를 함께 보관합니다.
필요한 경우 회사는 주주권을 행사할 사람을 정하기 위해 명의개서 정지 또는 기준일을 정할 수 있습니다. 다만 명의개서 정지기간은 3개월을 넘을 수 없고, 기준일은 권리행사일 전 3개월 이내의 날이어야 합니다.
아닙니다. 원칙적으로 주주명부상 주소 또는 주주가 별도로 알린 주소로 소집통지를 해야 합니다.
어렵습니다. 주주명부상 주소로 보낸 통지가 계속 3년간 도달하지 않은 경우에 통지 생략을 검토할 수 있습니다.
일률적으로 그렇게 볼 수는 없습니다. 공동상속인은 상속 개시와 동시에 주식을 공동으로 보유하며, 공유자들은 권리를 행사할 1명을 정해야 합니다.
아닙니다. 명의개서나 상속재산분할이 완료되지 않았더라도 공동상속인의 공동보유 관계가 인정될 수 있으므로, 상속 관계와 권리행사자 지정 여부를 확인해야 합니다.
주주총회 소집과 상속주식의 처리에는 회사의 정관, 주주명부 상태, 기존 통지 이력, 상속인 사이의 관계 등 여러 사정이 함께 영향을 미칩니다. 구체적인 사안에 따라 결론이 달라질 수 있습니다. 중요한 증자, 임원 변경 또는 정관 변경을 앞두고 있다면 관련 자료를 기준으로 소집절차를 검토하는 것이 바람직합니다.
법률사무소 완봉에서는 비상장회사의 주주총회 소집 전 점검, 주주명부 정비, 상속주식 관련 분쟁 예방, 증자 및 임원 변경 절차에 대한 상담을 제공하고 있습니다.
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