안녕하세요, 법률사무소 완봉입니다.
회사 통장에서 반복적으로 낯선 계좌로 돈이 이체되었거나 특정 거래처 비용이 비정상적으로 증가했다면, 곧바로 담당 직원을 추궁하기보다 먼저 자료를 정리해야 합니다. 중요한 것은 회사 자금이 누구의 권한으로, 어떤 근거에 따라, 어디로 집행되었는지를 거래별로 확인하는 일입니다.
특히 회사 계정이나 업무시스템이라고 하더라도 직원의 모든 정보를 제한 없이 확인할 수 있는 것은 아닙니다. 내부조사는 회사가 적법하게 관리하는 회계자료와 업무시스템 기록을 우선 보존하는 것에서 시작하는 편이 바람직합니다.
업무상횡령은 업무상 임무에 위배하여 타인의 재물을 보관하는 사람이 이를 횡령하거나 반환을 거부한 경우 문제 될 수 있습니다. 따라서 단순히 회사 돈이 줄었다는 사정만으로는 부족할 수 있습니다.
내부조사 단계에서는 다음 세 가지를 나누어 정리할 필요가 있습니다.
예를 들어 경리 담당자가 동일 계좌로 여러 차례 송금했다면, 이체내역만 확인해서는 충분하지 않을 수 있습니다. 각 송금 건에 대응하는 지출결의서, 전표, 계약서, 세금계산서, 결재문서, 업무지시를 함께 대조해야 거래의 실제 경위를 파악할 수 있습니다.
고소나 손해배상청구를 검토할 때에는 의심 금액을 크게 합산하기보다, 우선 의심 거래를 건별로 특정하는 방식이 도움이 됩니다.
| 확인 항목 | 확보할 자료 | 확인할 내용 |
|---|---|---|
| 자금 이동 | 회사 계좌대사표, 이체내역 | 날짜, 금액, 수취 계좌·거래처, 반복 여부 |
| 회계 처리 | 총계정원장, 보조부, 전표, 지출결의서 | 계정과목, 작성자, 적요, 증빙 첨부 여부 |
| 거래 근거 | 계약서, 세금계산서 등 | 실제 거래 내용과 지급 근거 |
| 승인 과정 | 전자결재 문서, 결재선, 업무지시 | 사전·사후 승인, 수정 또는 반려 이력 |
| 권한 관계 | 담당 업무와 권한 자료 | 누가 지급 요청·등록·승인을 할 수 있었는지 |
상인은 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년간, 전표 또는 이와 유사한 서류를 5년간 보존해야 합니다. 전자회계 파일과 전자결재 자료도 전산정보처리조직을 이용해 보존할 수 있습니다. 오래된 거래를 확인할 때에는 우선 자료가 법정 보존기간 안에 있는지 점검할 필요가 있습니다.
원본 파일은 가능한 한 수정하지 않은 상태로 보존하고, 조사 목적의 사본을 별도로 만들어 검토하는 방식이 좋습니다. 파일명, 확보 일시, 확보한 사람, 저장 위치를 기록해 두면 자료의 확보 경위를 설명하는 데 도움이 됩니다.
횡령에서 불법영득의사는 맡겨진 취지에 반해 권한 없이 소유자처럼 처분하려는 의사를 의미합니다. 따라서 사용처만 볼 것이 아니라 지출 목적, 결재권한, 사전·사후 승인 여부를 함께 검토해야 합니다.
결재가 있었다고 하더라도 결재 문서에 적힌 거래 목적과 실제 송금 대상, 금액이 일치하는지 확인해야 합니다. 반대로 사후 승인 자료가 있거나 회사가 특정 지출을 묵인한 정황이 있다면, 이러한 사정도 함께 검토해야 합니다. 자금 사용이 회사 또는 공동사업 목적 범위 안에 있었는지, 회사가 사용을 승낙했는지 의문이 남는 경우에는 불법영득의사를 쉽게 단정하기 어렵기 때문입니다.
다만 용도가 엄격히 제한된 자금을 정해진 용도 밖에 사용한 경우에는 결과적으로 회사에 이익이 되는 측면이 있더라도 횡령이 문제 될 수 있습니다. 따라서 “회사를 위해 사용했다”는 설명이 있더라도 예산 목적, 지출 근거, 승인 범위를 문서로 비교해야 합니다.
회계시스템, 전자결재, 파일서버의 접속기록은 누가 언제 어떤 자료에 접근했는지 확인하는 단서가 될 수 있습니다. 전표의 작성·수정·삭제 시점, 이체일, 결재 변경 시점을 함께 비교하면 거래 경위를 보다 구체적으로 확인할 수 있습니다.
개인정보처리시스템의 접근기록은 안전조치 차원에서 보관해야 하는 대상입니다. 원칙적으로 1년 이상 보관·관리해야 하며, 5만 명 이상 개인정보를 처리하거나 고유식별정보 또는 민감정보를 처리하는 등 일정한 경우에는 2년 이상 보관·관리해야 합니다.
다만 접근기록과 계정정보에는 개인정보가 포함될 수 있습니다. 회사는 개인정보 수집·이용의 근거, 조사 목적상 필요한 범위, 정보주체의 권리보다 회사의 정당한 이익이 우선하는지 등을 함께 검토해야 합니다. 직원의 개인 휴대전화, 개인 이메일, 사적 클라우드 계정에 임의로 접근하기보다 회사가 관리하는 계정·장비·업무시스템의 업무 관련 기록을 중심으로 범위를 한정하는 것이 필요합니다.
전자결재 기록이나 저장매체 자료처럼 나중에 확보하거나 사용하기 곤란해질 우려가 있다면 증거보전 절차를 검토할 수 있습니다. 증거보전은 향후 소송에서 사용할 증거가 없어지거나 이용하기 어려워질 사정이 있을 때 법원에 미리 증거조사를 신청하는 절차입니다.
소를 제기하기 전에는 문서를 가진 사람의 거소 또는 검증 목적물이 있는 곳을 관할하는 지방법원에 증거보전을 신청할 수 있습니다. 전자파일, 저장매체, 녹음, 영상도 증거조사 대상이 될 수 있습니다. 다만 자료가 왜 사라질 우려가 있는지, 어떤 사실을 확인하려는지 구체적으로 정리할 필요가 있습니다.
송금내역은 조사 출발점이지만, 그것만으로 거래 경위가 충분히 설명되지는 않을 수 있습니다. 회사 자금인지, 직원에게 집행 권한이 있었는지, 지급 근거와 승인 여부가 무엇인지까지 함께 확인해야 합니다.
소명을 받기 전에 객관적 자료를 먼저 보존하는 편이 좋습니다. 의심 거래 목록, 회계증빙, 결재 이력, 회사 시스템 기록을 확보한 뒤 확인할 질문을 정리하면 거래별 사실관계를 보다 명확히 검토할 수 있습니다.
전자파일과 저장매체도 증거조사 대상이 될 수 있습니다. 삭제 여부와 복구 가능성은 시스템마다 다를 수 있으므로, 현재 남아 있는 접속기록, 수정 이력, 백업 자료 등을 우선 확인하고 원본 훼손 없이 보존하는 것이 중요합니다.
업무시스템 기록에도 개인정보가 포함될 수 있습니다. 조사 목적과 필요 범위, 개인정보 처리 근거를 검토한 뒤 회사가 관리하는 시스템 내 업무 관련 기록으로 범위를 한정할 필요가 있습니다.
이 글은 직원 횡령 의심 상황에서 내부조사 자료를 정리하는 일반적인 기준을 안내하기 위한 것입니다. 실제로는 자금의 성격, 직원의 담당 업무와 권한, 결재 및 묵인 여부, 자료의 보존 상태 등에 따라 판단이 달라질 수 있습니다. 구체적인 사안에 따라 결론이 달라질 수 있으므로, 고소나 손해배상청구, 증거보전 절차를 진행하기 전에는 보유 자료를 토대로 개별 검토가 필요합니다.
법률사무소 완봉에서는 내부조사 단계의 회계자료 및 전자기록 정리, 증거보전, 고소 및 손해배상청구 검토에 관한 상담을 제공하고 있습니다.
